Buoni propositi e come rispettarli

Pensieri in codice. Idee dal mondo del software, a cura di Valerio Galano. Salve a tutti e ben ritrovati per un nuovo episodio di Pensieri in codice. Episodio numero 51, il primo del 2021. Siamo in un periodo nel quale normalmente ci si guarda indietro e si prova a capire com’è andato l’anno appena trascorso e al tempo stesso si scelgono nuovi propositi da perseguire nell’anno che verrà. Qui su Pensieri in codice noi non saremo da meno, prima di tutto perché sono molto soddisfatto di com’è andato questo secondo anno del podcast e poi perché è una buona occasione per parlare un po’ di come rispettare i buoni propositi. Vi racconterò quindi la mia esperienza e poi vi darò qualche piccolo consiglio nel caso vogliate anche voi provare a fare come me. Prendiamoci dunque giusto due minuti per parlare di Pensieri in codice. Come vi accennavo prima, questo 2020 secondo me è stato un ottimo anno per il podcast. Prima di tutto perché oggettivamente gli ascolti sono decuplicati. Se infatti a febbraio del 2020 festeggiavamo i 5.000 download, secondo le mie stime attuali a febbraio del 2021 festeggeremo i 50.000. Ma a parte il mero conteggio dei numeri questa crescita si è rispecchiata sulla community. Il gruppo Telegram infatti è cresciuto in termini sia di numeri che di qualità dei discorsi e delle interazioni. Di giorno in giorno infatti si alternano discorsi tecnici a scambi di battute e di opinioni sempre molto interessanti, che sono anche spesso state fonte di ispirazione per alcuni episodi. E da questo punto di vista io credo che anche gli episodi in sé siano migliorati, sia per la qualità degli argomenti trattati, sia per il fatto che è migliorato anche il processo di produzione. E spero che su questo punto siate d’accordo con me, perché se da un lato ho provato a migliorare la qualità dell’audio, dall’altro ho anche provato a non scrivere più il testo di tutti gli episodi, ma di prepararmi solamente una scaletta di argomenti al fine di cercare di rendere il discorso meno robotico e un po’ più naturale. Per quanto riguarda invece questo 2021, ho riflettuto a lungo su cosa avrei potuto fare per migliorare il podcast e la prima idea che mi era venuta in mente era quella di incrementare il numero di episodi, provando quindi a pubblicarne magari 3 o addirittura 4 al mese. Poi però ho cambiato idea. Primo perché probabilmente non avrò il tempo di registrare così tanti episodi. Secondo perché a pensarci bene mi sembra un ottimo modo per peggiorare la qualità del singolo episodio e questo non mi va perché sarebbe uno spreco sia del mio sia del vostro tempo. Allora ho deciso che il numero di episodi resterà nella media, quindi circa 26 in tutto l’anno, mentre un po’ di impegno in più sarà profuso nel ricercare più informazioni interessanti, nell’inserire più aneddoti e magari più spunti di riflessione. E ho inoltre intenzione anche di inserire qualche collaborazione con altri podcaster o youtuber. Se poi dovesse rivelarsi una strada percorribile forse stavo pensando anche di inserire qualche mini puntata, qualche pillola diciamo così, che racconti un’informazione, un esempio in pochissimi minuti. Questa però per ora è solo un’idea e quindi staremo a vedere come si evolverà nel corso dell’anno. Abbiamo quindi delineato i nostri buoni propositi per il nuovo anno. Se voi non lo avete mai fatto vi consiglio di farlo anche perché è un ottimo modo per misurare i propri progressi di anno in anno. Se invece lo fate abitualmente saprete meglio di me che da soli i propositi non bastano. Che si tratti infatti di vita lavorativa o vita personale non sempre è facile portare avanti gli obiettivi che ci si è prefissati. Se infatti si studia o si lavora come libero professionista o in generale si hanno delle scadenze a medio o lungo termine non sempre è facile organizzare il proprio lavoro. Ci sono persone che lo fanno naturalmente ma il più delle volte si finisce col fare poco o quasi niente quando la scadenza è lontana per poi incrementare il lavoro e anche lo stress e le corse man mano che la scadenza si avvicina. Nei casi peggiori nell’ultima settimana si fanno le nottate o addirittura non si riesce a consegnare il lavoro in tempo. Se poi si parla della vita privata allora è ancora peggio. Tempo libero, progetti personali, il cosiddetto tempo di qualità, quello che trascorriamo con i nostri amici e i nostri cari, sono in generale i primi a saltare dandoci così quella sensazione di stare trascorrendo la nostra vita soltanto a lavorare. Ora ci sono persone per le quali tutto questo non è un problema o perché non gli importa dei ritardi e non si fanno prendere dall’ansia o dallo stress o perché riescono naturalmente ad essere organizzati a svolgere le attività al momento giusto ma io e credo anche tanti altri là fuori non apparteniamo a nessuna di queste due categorie. Personalmente ho bisogno di organizzarmi, di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei lavori, di pianificare e soprattutto di contenere lo stress. Per questo motivo la mia vita è letteralmente cambiata nel momento in cui ho iniziato ad applicare in modo continuativo e proficuo una tecnica di gestione e pianificazione del tempo e se sono qui oggi a parlarvene è perché essa mi ha permesso di riacquistare il controllo sulle mie giornate e di non stare semplicemente lì a reagire agli eventi. Di tecniche di gestione del tempo ne esistono davvero tantissime ed è subito fondamentale capire che non ce n’è una migliore di un’altra. Anche più avanti infatti vi descriverò quella che ho utilizzato fino ad ora e quella che intendo utilizzare d’ora in poi ma ciò non vuol dire che queste due tecniche siano migliori di altre, semplicemente sono quelle che io ritengo più adatte a me. Per qualcun altro infatti potrebbero essere inutili o addirittura controproducenti ma ne parleremo più avanti. Dicevamo dunque che le tecniche sono moltissime e alcune si assomigliano e hanno delle piccole varianti perché magari nate tutte dalla stessa tecnica madre, diciamo così. Altre invece possono essere radicalmente diverse fra loro ma un altro aspetto molto importante da capire è che non tutte sono applicabili a tutti i casi. Ce ne sono infatti di più adatte per chi lavora maggiormente in solitaria e si contrappongono a quelle pensate per chi fa lavori in cui c’è un maggior rapporto con gli altri. Oppure ce ne sono di specifiche per chi segue per molto tempo progetti molto grandi e queste si contrappongono a chi invece svolge contemporaneamente molti progetti con attività più piccole. Ci sono poi tecniche specifiche per lavorare a determinati progetti, se siete ad esempio informatici pensate alle metodologie Agile o al Kanban, o ce ne sono di molto adatte allo studio ad esempio come la tecnica del pomodoro di cui abbiamo già parlato qualche episodio fa. Tutti questi metodi però hanno in comune un obiettivo che è quello di migliorare la qualità della vita di chi li utilizza e tale obiettivo viene solitamente perseguito in due modi aumentando la produttività della persona e diminuendone al contempo lo stress. Per la produttività ogni tecnica ha il suo mix di regole e consigli per incrementare la disciplina, la concentrazione e soprattutto la consapevolezza. Mentre per lo stress di solito si lavora su quella che è la percezione del fallimento cercando di diminuirla o di addirittura azzerarla. In ogni caso qualunque sia la tecnica l’idea di fondo resta sempre la stessa e cioè che non si può fare tutto. Il tempo nonché la nostra attenzione sono risorse limitate e certamente non le possiamo creare dal nulla. Applicando però la giusta tecnica possiamo impegnarci per sfruttarle al meglio. Personalmente ho utilizzato per più di tre anni e mezzo la Getting Things Done anche nota come GTD che è una tecnica che si basa su una pianificazione delle attività e dei progetti su base giornaliera e settimanale. Come ho detto è una delle tante tecniche disponibili e all’epoca la scelsi perché sembrava soddisfare al meglio il mio bisogno di fare ordine. Quello era infatti un periodo nel quale avevo tante attività da svolgere anche molto diverse fra loro sia in ambito privato che lavorativo e avevo notato che la mia attenzione iniziava a frammentarsi, iniziavo a dimenticare di fare determinate cose e quindi ho sentito il bisogno di fare qualcosa in merito. Con il senno di poi devo dire che è stata un’ottima idea, infatti man mano che il tempo passava e che io personalizzavo anche la tecnica per adattarla meglio alle mie esigenze, perché vi ricordo che queste tecniche sono sempre solo un’impostazione, poi dipende da chi le utilizza, decidere qual è il modo migliore. Con il tempo dicevo ho imparato tantissime cose sia su me stesso sia sul modo in cui si organizza il proprio tempo e le proprie attività. Una delle cose più importanti che ho capito ad esempio di me stesso è che per me il multitasking non funziona. Svolgere infatti due o più attività contemporaneamente non solo mi fa stancare di più ma mi richiede più tempo di quanto me ne occorrerebbe per svolgere quelle stesse attività in sequenza. Un’altra cosa che ho imparato è non reagire immediatamente agli eventi, a meno che non ce ne sia effettivamente bisogno, ma semplicemente annotarli e successivamente analizzarli e pianificare eventualmente il da farsi. E ancora ho imparato a conoscere i miei limiti e quindi a pianificare le mie attività di conseguenza, in modo da evitare la procrastinazione e da poter gestire eventualmente degli imprevisti. Ma forse la cosa più importante è che fino a quattro anni fa praticamente non riuscivo assolutamente a comprendere è il valore di dire di no. Imparando infatti a capire quanto vale il mio tempo o la mia attenzione e contemporaneamente imparando a valutare quante di queste risorse sono necessarie per svolgere una determinata attività e dove vengono normalmente impiegate, ho automaticamente sviluppato la capacità di rifiutare o abbandonare quelle attività che non hanno un adeguato rapporto costi benefici. Il risultato di tutto questo è che nel corso di questi anni la mia produttività è aumentata moltissimo. Ovviamente non dimentico più di fare le cose e poco per volta ho iniziato a migliorare e limare qui e lì i vari aspetti della tecnica. Sono entrato così in una sorta di circolo virtuoso che mi ha portato a spingere la tecnica io credo al limite. Oramai infatti porto avanti così tante attività contemporaneamente che questo tipo di organizzazione non credo faccia più per me e quando dico tante intendo che in tre anni e mezzo circa di sole attività personali e side project, perché i progetti di lavoro vengono gestiti con degli strumenti appositi, ho totalizzato più di 13.200 attività svolte. Per quest’anno quindi ho deciso di passare ad una tecnica chiamata Commitment Inventory che si basa su principi diversi che permettono di pianificare in modo meno stringente suddividendo le attività per categoria e non per progetto. Sinceramente io spero che questo possa permettermi di migliorare ancora. Tuttavia per ora non ho granché da dirvi sui risultati perché la sto utilizzando da soli pochi giorni. Magari, vedremo, potrebbe essere un buon argomento per l’ultimo episodio di quest’anno. Bene, io spero di essere riuscito a trasmettervi quanto è importante per me organizzare le attività. Praticamente parlando lo faccio tutti i giorni in modo abbastanza minuzioso e questo mi permette sia di essere efficiente sia di non sentirmi troppo oppresso dalle incombenze della giornata. Siccome quindi questo argomento mi sta molto a cuore, ho pensato di condividerlo con tutti voi e se vi ho convinto a provare almeno una di queste tecniche vi lascio in descrizione un interessante test che potete svolgere per capire qual è quella più adatta a voi, almeno dal punto di vista teorico. Vi lascio anche il referral all’app che utilizzo io per la mia organizzazione. Se volete registrarvi a partire da quel link credo che il sistema dia una specie di sconto a entrambi, ma sinceramente non ho approfondito perché l’app può essere utilizzata anche in modo gratuito. Direi quindi che non mi resta altro che salutarvi, augurarvi un buon 2021 e ricordarvi che un informatico risolve problemi, a volte anche usando il computer.