La tecnica del Pomodoro

Pensieri in codice. Idee dal mondo del software a cura di Valerio Galano. Salve a tutti e ben ritrovati per un nuovo episodio di Pensieri in codice. Sappiamo tutti che ci sono delle attività che richiedono di applicare una forte dose di riflessione e di ragionamento anche per lunghi periodi. Questo tipo di attività sono ben conosciute ad esempio dagli studenti ma anche da molte figure professionali tra le quali sicuramente non manca il programmatore. Chiunque però si sia trovato nella condizione di dover mantenere un alto grado di concentrazione magari per tutto il giorno o magari per più giorni sa benissimo che non è sempre facile. A volte infatti è difficile concentrarsi, altre volte l’obiettivo sembra così fuori portata da apparire raggiungibile, altre volte ancora molto banalmente non si ha voglia magari di fare quella determinata attività. Le tecniche di organizzazione del tempo sono delle strategie studiate apposta per argenare questo tipo di problemi e fare in modo quindi che chi le utilizza riesca ad essere più produttivo e al tempo stesso a diminuire i propri sforzi. Fra le moltissime esistenti la tecnica del pomodoro è senza dubbio una di quelle che ho sempre trovato tra le più interessanti. Forse qualcuno l’avrà già sentita nominare e magari la conoscerà per la caratteristica suddivisione del tempo di lavoro in blocchi di 25 minuti chiamati appunto pomodori ma in realtà vedremo oggi essa è molto più di questo. Qualche tempo fa infatti ho avuto la possibilità di studiare il documento originale di Francesco Cirillo, l’inventore di questa tecnica e poi negli ultimi mesi ho anche avuto l’occasione di applicarla in modo continuativo e devo dire che l’ho trovata un’ottima tecnica potenzialmente molto utile in fase di studio e di lavoro anche se con qualche limite. Non voglio però correre troppo quindi nei prossimi minuti proverò ad illustrare un po’ le basi della tecnica e gli obiettivi che si prefigge e al tempo stesso a raccontarvi la mia esperienza personale e l’opinione che me ne sono fatte. La tecnica del pomodoro ha vari obiettivi più o meno complessi da conseguire però essenzialmente alla base di tutto c’è l’intenzione di migliorare il rapporto della persona con il proprio tempo. Ne esiste una versione leggermente diversa che si applica al lavoro in team ma noi per questo podcast ci limiteremo a parlare della versione per persona singola diciamo così. L’idea alla base è abbastanza ovvia e cioè quando si hanno da svolgere attività lunghe e impegnative e magari si hanno anche delle scadenze da rispettare il trascorrere del tempo diventa un fattore di ansia. Si ha sempre l’impressione di non aver fatto abbastanza, di non riuscire a finire in tempo e di non essere in grado di fare passi avanti. In pratica si subisce il trascorrere del tempo invece di utilizzarlo in maniera proficua. Lo scopo di questa tecnica è dunque proprio quello di permettere a chi la impiega di dominare il proprio tempo eliminando almeno riducendo l’ansia e migliorando di conseguenza la propria produttività e serenità. Il concetto è che alleviare la mente dalle preoccupazioni inutili e magari infondate permette di focalizzarsi su ciò che davvero conta e cioè la realizzazione degli obiettivi prefissati e tutto ciò va conseguito come vedremo fra poco tramite un misto di compartimentazione del tempo, dinamiche di gioco e semplici strumenti sia materiali che cognitivi. La tecnica del pomodoro nella sua versione più basilare si articola dunque in cinque fasi pianificazione, rilevazione, registrazione, elaborazione e visualizzazione e solitamente queste fasi coprono l’arco di una intera giornata o frazione di essa perché non è detto che si possa lavorare tutto il giorno o che lo si possa fare applicando il pomodoro dall’inizio alla fine. Ora non mi dilungherò sui dettagli perché non è questa la sede per spiegare come si applica la tecnica, per quello basta e avanza il pdf che trovate in descrizione e poi nel caso potremo approfondire il discorso su twitch. Quello che invece vorrei fare è sottolineare alcuni aspetti che secondo me sono importanti per capire l’utilità del pomodoro. Una prima cosa interessante secondo me da notare è che ben quattro delle cinque fasi del processo e mi riferisco in particolare alla prima, terza, quarta e quinta sono dedicate o a decidere quante e quale attività svolgere e in quanto tempo oppure alla verifica di quanto si è effettivamente riusciti a realizzare. In questo modo si ha sempre il controllo sullo stato di avanzamento dei lavori diciamo così e inoltre ci si ferma anche a guardare quanto si è fatto durante la giornata, cosa che normalmente viene semplicemente ignorata. Quindi una giornata di lavoro tipo della quale si applica la tecnica del pomodoro si svolge più o meno in questo modo. Fase 1 pianificazione. Si decidono quale attività andranno svolte durante la giornata e le si suddivide in unità di tempo di 25 minuti che vengono appunto chiamate pomodori. Ad esempio controllare e rispondere alle email potrebbe essere la prima attività della durata di un pomodoro, poi leggere la documentazione del progetto potrebbe invece essere un’attività da due pomodori e così via. La fase stessa di pianificazione di solito è considerata un’attività da un pomodoro. Già questo secondo me è uno dei punti più interessanti della tecnica perché spinge la persona a stabilire un massimo di attività che potrà svolgere durante la giornata e questo aiuta a rendersi conto che il tempo è limitato e che non ha senso mettersi nello stato d’animo nel quale si cerca di fare tutto e subito. Capisco che possa sembrare sciocco ma almeno per me darsi degli obiettivi realistici aumenta enormemente il senso di soddisfazione a fine giornata nel caso in cui li si riesca a conseguire tutti o almeno in buona parte. Segue poi la fase 2 la rilevazione. Questa è la fase più lunga e personalmente è anche quella che ho trovato più complicata da applicare in modo rigoroso. In pratica si tratta di svolgere le attività pianificate ma nel farlo si devono rispettare in modo ferreo le unità di tempo di 25 minuti. Si utilizza un vero e proprio timer, possibilmente meccanico. Nella prima versione l’autore utilizzava proprio un timer da cucina a forma di pomodoro ed ecco da dove viene il nome della tecnica. Comunque si carica il timer a 25 minuti e si inizia a svolgere l’attività. Nel momento esatto in cui il tempo scade si è completato un pomodoro, lo si annota accanto al nome dell’attività e ci si alza per fare una pausa di 5 minuti nei quali si può pensare ad altro. Trascorsa la pausa ci si rimette al lavoro per un altro pomodoro. Ora detta così sembra una cosa banale ma la difficoltà maggiore sta nel fatto che per tutti i 25 minuti del pomodoro ci si deve sforzare di non interrompere mai il lavoro e vi assicuro che non è affatto semplice. Se proverete ad applicare questa tecnica scoprirete infatti che le distrazioni sono ovunque e sono frequentissime. Messaggi, telefonate, email, colleghi, persino il nostro stesso cervello tutti proveranno a farci fallire nel nostro compito e proprio qui secondo me c’è la trovata geniale della tecnica. Ogni volta che una qualsiasi interruzione minaccia la nostra concentrazione il pomodoro prevede solo due possibilità o si gestisce l’interruzione prendendo magari un appunto e rimandandola oppure si interrompe il lavoro, si annota l’interruzione, si azzera il timer e si perde il pomodoro in corso non importa se mancano 2 o 20 minuti al termine. Questa regola trasforma di fatto tutto il processo in una sorta di gioco. A fine giornata si potranno contare i pomodori completati e confrontare la quantità con i giorni precedenti o con i colleghi. Così come accade con gli obiettivi di un qualsiasi videogioco la volontà di completare più pomodori ci spingerà naturalmente a migliorarci in modo divertente. Le successive tre fasi sono quindi una sorta di raccolta dati e reportistica che permettono di calcolare il punteggio, evidenziare carenze ed elaborare strategie di miglioramento. Per tutti i dettagli vi rimando sempre al pdf in descrizione. Una volta acquisita poi padronanza con le basi la tecnica del pomodoro si evolve in più livelli di difficoltà crescente che portano benefici sempre maggiori. Nel momento in cui si applicano correttamente le varie fasi infatti si può passare al secondo livello e iniziare a lavorare sulla gestione delle interruzioni. La tecnica prevede infatti di annotare le varie interruzioni quando si presentano dividendole a seconda del fatto che siano state causate dalla persona stessa o da eventi al di fuori del suo controllo e di conseguenza nella reportistica sarà anche possibile misurare l’andamento. Sforzandosi quindi di applicare diverse strategie per ridurre le interruzioni sarà poi più facile analizzare i risultati ottenuti e verificare quali approcci portano i benefici maggiori. Una volta risolti questi problemi a livello successivo si impara a pianificare meglio i tempi necessari per svolgere le attività e a suddividerle in attività più semplici quando necessario. Questo grazie al fatto che sempre in fase di reportistica è possibile capire quando sono stati necessari più o meno pomodori del previsto per completare un compito e quindi sapere dove e quando sono stati commessi errori per eccesso o per difetto aiuta ad essere più accurati quando ci si trova di fronte alla formulazione di nuove stime. Infine l’ultimo livello permette addirittura di aumentare la propria efficienza nell’unità di tempo questo perché la persona una volta diventata esperta della tecnica può modificare la durata dei singoli pomodori e delle pause per rendere il tutto più congeniale alle proprie capacità. La cosa che trovo interessantissima di questa tecnica è che in pratica permette di trasformare la gestione del tempo quasi in un gioco in una sorta di gara contro se stessi inoltre fa un ampio uso della psicologia per rendere il tutto più semplice automatico e piacevole e per questo motivo se la volete provare il mio consiglio è quello di seguire le regole nel modo più preciso possibile almeno all’inizio poi sarete liberi di esplorarla e adattarla a vostro piacimento ma soprattutto inizialmente consigli banali come quello di utilizzare carta e matita per la pianificazione e un timer fisico per tracciare il tempo invece di un’app per smartphone per me si sono rivelati punti chiave e mi hanno aiutato moltissimo ad aumentare il senso di soddisfazione chiamiamolo così. Ma quindi stiamo parlando della tecnica definitiva che risolverà tutti i nostri problemi? Beh come al solito le cose sono un po’ più complicate di così pur essendo un’ottima tecnica io però ci ho trovato un paio di limiti che voglio condividere con voi perché penso che possa essere utile conoscerli soprattutto se siete intenzionati a sperimentarla. Il primo limite secondo me è dovuto al concetto di incapsulamento del tempo che può risultare in verità difficile in ambienti che non sono troppo organizzati nei quali magari risulta troppo complicato gestire le interruzioni. Quello che sto cercando di dire è che se lavoro ad esempio a contatto con il cliente il quale può chiamarmi in qualsiasi momento senza darmi la possibilità di rimandare forse la continua perdita di pomodori può rappresentare un elemento di frustrazione piuttosto che di piacere. E la stessa cosa potrebbe valere se la mia azienda magari lavora alla giornata senza una pianificazione e piazzando le riunioni quando capita o cambiando repentinamente le priorità. Benché come avrete modo di leggere Cirillo suggerisca tutta una serie di contromisure a questo tipo di problemi noi sappiamo bene che nel mondo reale non è mai così facile applicare la teoria. Detto questo il secondo limite invece deriva proprio dalla mia esperienza personale. Come freelance infatti io ho bisogno di pianificare attività anche molto lunghe e molto avanti nel tempo e poi ho bisogno di gestire interi progetti e attività ripetitive settimanali o mensili e benché la tecnica del pomodoro non impedisca esplicitamente la gestione di questo tipo di attività non implementa nemmeno metodologie specifiche per farlo. Si può pensare certamente di modificarla o estenderla in qualche modo ma appare abbastanza chiaro che essa è pensata per risolvere problemi imminenti o con scadenze di poche settimane o un mese al massimo. Da questo punto di vista io la trovo veramente perfetta per lo studio soprattutto quello universitario ma nel mio caso personale cioè la consulenza per lo sviluppo software la trovo invece ottima per specifiche parti del lavoro ad esempio quando c’è da fare analisi o progettare e sviluppare codice. In questo senso la utilizzo abitualmente in congiunzione con un’altra tecnica la GTD ma di questo magari parleremo un’altra volta. Detto questo spero che quanto vi ho raccontato finora sia stato interessante e magari vi spinga a provare la tecnica che secondo me merita ed è anche abbastanza divertente da conoscere e da applicare. Io come al solito vi ringrazio per aver ascoltato fin qui vi invito a condividere il podcast con i vostri contatti per far crescere questo progetto e vi ringrazio e vi saluto con le ormai solite parole del professor Degli Antoni un informatico risolve i problemi a volte anche usando il computer.