Smart Working senza stress

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Quella che segue è una trascrizione automatica dell'episodio.

Pensieri in codice. Idee dal mondo del software a cura di Valerio Galano. Salve a tutti e ben ritrovati per un nuovo episodio di Pensieri in codice. Lo so è un po’ che non ci sentiamo. I episodi di marzo purtroppo sono saltati a causa di alcuni impegni lavorativi ma per farmi perdonare ho deciso che proverò nel mese di aprile a pubblicare quattro episodi invece di due in modo da poter recuperare sulla tabella di marcia. Sempre per il mese di aprile sarò disponibile gratuitamente presso la piattaforma di e-learning docety per chiunque vorrà qualche lezione privata o qualche ripetizione di informatica o di programmazione per le scuole superiori o l’università. In descrizione trovate il link al mio profilo docety presso il quale è possibile prenotare le ripetizioni. Detto questo passiamo a parlare dell’argomento di oggi che potremmo anche definire abbastanza attuale vista la quarantena forzata dovuta al problema coronavirus. C’è chi lo chiama remote working, chi smart working o chi semplicemente lavorare a casa. In pratica si tratta di svolgere il proprio lavoro stando lontani dal luogo in cui si lavora abitualmente che poi solitamente è un ufficio, uno studio o qualcosa del genere. E siccome in quanto programmatore freelance questa è praticamente la mia condizione abituale di lavoro quello che voglio fare oggi è provare a condividere con voi alcune abitudini e consigli che possano rendere questa attività più semplice da svolgere e soprattutto che aiutino a farlo nel modo meno stressante e più produttivo possibile. Non vi parlerò di questioni legate ad un lavoro piuttosto che ad un altro, d’altronde lo smart working può riguardare mestieri anche abbastanza diversi fra loro. Non vi parlerò di software di controllo remoto o di strumenti di comunicazione e di collaborazione. Altri lo hanno già fatto meglio di me e vi lascio in descrizione qualche link. Quello che invece vorrei fare è raccontarvi un po’ come io svolgo abitualmente questa attività e quali sono le strategie che ho adottato nel corso del tempo per renderla meno faticosa dal punto di vista fisico e psicologico. Prima di proseguire però ci tengo a precisare che tutto quello che dirò in questo episodio non è supportato da ricerche scientifiche o almeno non che io sappia ed è semplicemente frutto di esperienza e opinioni personali. Quindi ve lo dico fin da subito, se voi avete altre tecniche o abitudini condividetele nei commenti o sul gruppo telegram che trovate in descrizione. Magari potranno essere d’aiuto sia per me che per qualcun altro che si approccia per la prima volta a questa pratica. Se poi una volta terminato l’episodio sarete interessati ad uno sguardo diverso sullo stesso argomento vi consiglio l’episodio numero 136 del podcast Pillole di Bit nel quale Francesco Tucci illustra i problemi tecnici dello smartworking. Dunque le misure che io solitamente metto in campo per lo smartworking si possono dividere essenzialmente in due tipi. Da un lato mantengo le abitudini e la routine di una qualsiasi giornata d’ufficio e dall’altro faccio il possibile per rendere il mio ambiente di lavoro casalingo il più sano possibile. Quindi facciamo così. Prima parliamo delle abitudini, poi nel prossimo blocco parliamo di come attrezzare una postazione che non ci faccia impazzire dopo i primi tre giorni di lavoro remoto. Innanzitutto io credo che quando si lavora da casa si rischia di cadere in due principali trappole dal punto di vista psicologico. La prima è abbastanza ovvia ed è rappresentata dal fatto che si rischia di lavorare troppo poco cedendo alle molteplici distrazioni che noi tutti abbiamo in casa, la tv, i videogame, la fidanzata o la moglie, i figli eccetera. La seconda invece è molto meno intuitiva ed è costituita paradossalmente dal pericolo di lavorare troppo. Rispondere alle email a qualsiasi ora del giorno e della notte, restare incollati allo schermo per ore, lavorare fino e anche dopo cena. Entrambi questi comportamenti sono deleteri ed entrambi vanno combattuti per evitare che a lungo termine abbiano ripercussioni negative o sulla nostra produttività o sulla nostra salute. Quindi la prima cosa da fare quando si lavora in smart working è mantenere o acquisire, dipende dai casi, una routine giornaliera. Ad esempio lavarsi, radersi, pettinarsi e vestirsi nei giorni di smart working esattamente come nei giorni di lavoro in ufficio è un ottimo modo per mantenere il cervello incarreggiata, oltre che per non sembrare dei senza tetto nei meeting online. E no, non vale mettersi in camicia e in cravatta e poi rimanere in mutande e ciabatte perché tanto nell’inquadratura non si vede. Ricordiamoci che al di là delle battute lo facciamo per noi e non per gli altri. Un’altra cosa molto importante è rispettare la separazione tra vita privata e professionale, quindi se abbiamo degli orari d’ufficio cerchiamo di rispettarli. Iniziamo all’orario in cui normalmente entreremo in ufficio e smettiamo all’ora in cui normalmente usciremo. Non c’è nulla di più sbagliato che iniziare un’attività alle 11 del mattino e trascinarsela fino alle 8 di sera. Ovviamente per mantenere questi ritmi in maniera efficace dobbiamo appunto bandire le distrazioni durante l’orario di lavoro, altrimenti non riusciremo a concentrarci ed assolvere ai nostri compiti in modo adeguato. Quindi per le 7 o 8 ore circa in cui dobbiamo lavorare la tv e videogame non devono esistere, le faccende di casa possono aspettare, il telefono se non serve per lavoro va messo in modalità aereo. Al massimo potremo controllarlo quando facciamo una pausa. E dal momento che la maggior parte delle distrazioni potrebbe arrivare dalle persone che abbiamo in casa, dobbiamo spiegare loro che lo smart working è lavoro a tutti gli effetti, quindi mentre stiamo lavorando devono fingere che non ci siamo esattamente come accade quando siamo in ufficio. Dovranno quindi fare un piccolo sforzo ed evitare di interromperci ogni due minuti e a questo proposito la scelta del luogo della casa in cui lavorare è un fattore molto importante. Se abbiamo un piccolo studio o una stanza in cui isolarci allora siamo già a cavallo da questo punto di vista ma se dobbiamo condividere gli spazi allora ci viene in aiuto un po’ di inventiva. Possiamo ad esempio usare un paio di cuffie per isolarci dal resto della casa e al tempo stesso in questo modo stabiliremo anche un segnale visivo per far capire agli altri quando siamo impegnati. Una volta diminuite o addirittura eliminate tutte queste distrazioni però dobbiamo fare attenzione a non cadere nell’errore opposto e cioè esagerare con i nostri sforzi, cosa questa che porterebbe in breve tempo ad una condizione di stress eccessivo influendo su umore e produttività. Dobbiamo quindi ricordarci di fare delle pause, almeno una ogni due ore, magari per uno spuntino o un bicchier d’acqua mentre si fa riposare la mente. Queste pause andrebbero possibilmente trascorse in un’altra zona della casa magari su un balcone guardando una zona verde o il mare. Se possibile insomma devono essere pause veramente riposanti. Normalmente vi direi anche di andare a prendere un caffè al bar sotto casa ma in questi tempi di quarantena accontentiamoci di guardare il panorama. Altra cosa importante dobbiamo cercare di non saltare o rendere eccessivamente breve la pausa pranzo, un’ora almeno sarebbe l’ideale, qualche minuto in più se il nostro lavoro lo permette. Durante questa pausa ovviamente cerchiamo di non ingozzarci e di non spalmarci davanti alla tv ma magari scambiamo due chiacchiere con le persone che abbiamo a tavola. Se questo non è possibile perché siamo soli, un podcast durante il pranzo e un libro subito dopo quando avremo le mani libere possono essere una buona soluzione. Infine quando abbiamo finito di lavorare verso le 18 in generale all’orario in cui termina la nostra sessione è importante interrompere tutte le interferenze lavorative non indispensabili. Spegniamo il cellulare aziendale, spegniamo il pc o chiudiamo tutti i software che utilizziamo per lavoro e dedichiamoci alla nostra vita privata. Facciamo esattamente come faremmo una volta usciti dall’ufficio. Nel mio caso siccome la vita privata si svolge in gran parte nel mondo digitale al pari di quella professionale io utilizzo due pc diversi, uno per il lavoro l’altro per le faccende private, per il gaming eccetera. Se lavorate per un’azienda dovreste essere più o meno nelle mie stesse condizioni perché il pc ve lo forniscono loro. Se invece siete liberi professionisti e non vi potete permettere due pc o non volete avere un doppio ingombro in casa io vi consiglio semplicemente di spegnere il pc e riaccenderlo. In questo modo non solo sarete costretti a chiudere tutti i programmi e riaprire solo quelli che vi interessano per svago ma avrete anche in un certo senso riavviato il vostro cervello cancellando tutti i pensieri riguardanti il lavoro per fare spazio a cose più rilassanti. Oltre a tutto questo poi c’è da tenere presente un’altra strana dinamica dello smartworking. Dato che non si sta seduti nella stessa stanza e non ci si incontra per i corridoi o a menza, l’impressione è quella di lavorare da soli. Si tende a dimenticarsi dei colleghi anche per lunghi periodi e spesso questo porta ad una certa deriva nell’organizzazione. A volte infatti capita di fare lavoro inutile, magari perché siamo in due a fare la stessa cosa. Capita di svolgere delle attività che non servono più o che non sono mai servite ma la nostra testa ha deciso diversamente. È vero che esistono tanti strumenti per l’organizzazione dei compiti ma non saranno mai come uno scambio di battute con un collega. Quindi al di là del fatto che secondo me un meeting giornaliero è indispensabile per la squadra, l’ufficio, il dipartimento eccetera, è anche buona norma mantenere un certo livello di contatto con i colleghi durante tutta la giornata lavorativa. Quale che sia il nostro lavoro se facciamo smartworking abbiamo sicuramente un metodo per comunicare, uno strumento di chat aziendale o nel peggiore dei casi un gruppo whatsapp. Beh allora è bene usarlo anche per fare qualche domanda o comunicare cose di un’importanza relativa. Questo semplicemente per dare la sensazione di essere più vicini. Quarantena o no non è il caso di isolarsi nel proprio mondo così come non ci si isola alla propria scrivania quando si è in ufficio e si lavora in loco. Ovviamente capiamoci bene non sto dicendo di invadere la chat aziendale con catene di sant’antonio o meme ma giusto di un modo per scambiare due battute così come facciamo quando siamo di persona. E sempre a questo proposito una cosa che ritengo molto importante è che se si deve discutere qualcosa di appunto importante come una decisione da prendere o un problema da risolvere è meglio cercare di farlo a voce se possibile anche utilizzando il video. Lo so che appare strano ma secondo me non è il caso di discutere argomenti importanti via chat. Le chat anche usando gli emoji, gli sticker e tutto il resto non restituiscono le intonazioni, le inflessioni e tutte le espressioni che la voce e il viso riescono a trasmettere. Quindi discutere in chat è difficile e se gli argomenti in ballo portano con sé anche un minimo di tensione e necessitano di un confronto sul piano professionale beh si rischia che il discorso degeneri in maniera rapidissima e che alcuni dettagli importanti passino in sordine. In definitiva secondo me la chat è ok per argomenti frivoli o per una domanda secca ma se il discorso è già un po’ più articolato passare alla chiamata vocale è la scelta più saggia. Ora che abbiamo illustrato qualche idea su come evitare da una parte le distrazioni e dall’altra l’overburning proviamo ad organizzare il nostro spazio di lavoro per essere produttivi e al tempo stesso non affaticarci più del dovuto. Partiamo da un concetto base e cioè che quando pratichiamo smartworking dobbiamo avere un luogo ben definito in cui lavorare. Dobbiamo sceglierci una postazione e considerarla al pari del nostro luogo di lavoro proprio per mantenere mentalmente separate vita professionale e vita privata. L’ideale sarebbe che questo spazio possa essere adibito in modo permanente allo smartworking quindi il tavolo della sala da pranzo non è la scelta migliore mentre una scrivania magari dedicata solo a questo scopo potrebbe essere già un’area sufficiente. E se ve lo steste chiedendo divano e letto non sono neanche da prendere in considerazione ok? Ad ogni modo però assicuriamoci che la nostra postazione sia relativamente comoda. Del migliore dei casi dovremo trascorrerci parecchie ore risolvere problemi, effettuare operazioni a volte complesse e quindi non possiamo doverci preoccupare anche del fatto che la sedia è scomoda e ci costringe ad alzarci ogni dieci minuti o che il ripiano è troppo piccolo per la quantità di strumenti documenti e appunti di cui abbiamo bisogno. In ultimo facciamo bene caso all’orientamento della nostra postazione. Una finestra alle spalle infatti può creare in certe ore del giorno fastidiosi riflessi sul monitor e mandare in tilt una qualsiasi webcam. Mentre se la finestra l’abbiamo di faccia in una giornata di sole non esisterà monitor con luminosità sufficiente a permetterci di distinguere chiaramente immagini e caratteri. Posizionata quindi la nostra scrivania nel migliore dei modi decidere che cosa sia necessario mettervi sopra può essere complicato anche perché dipende moltissimo dal tipo di lavoro che si svolge. Ad ogni modo ci sono alcuni oggetti che mi sento di consigliare un po’ a tutti, sarete poi voi a decidere se fanno al caso vostro o meno. Inoltre in descrizione trovate una lista di questi accessori acquistabili su Amazon tramite link sponsorizzati. Se volete sostenere questo progetto questa potrebbe essere una buona occasione senza spendere un centesimo in più del normale e acquistando su Amazon. Partiamo dunque dalle cose ovvie. L’hardware che utilizziamo ogni giorno per otto ore al giorno non deve essere scadente. È proprio una questione pratica. Se il nostro pc si impunta, se la stampante non risponde, se il monitor non ha luminosità sufficiente o se manca lo spazio disco. Questi sono tutti motivi di frustrazione che vanno a sommarsi a quelli che già normalmente sono presenti per il nostro lavoro. È ovvio che in condizioni di lavoro precarie non potremo mai essere efficienti e i vari tentativi porteranno alle stelle i nostri livelli di stress. Nel corso degli anni mi è capitato di vedere persone lavorare con portatili a cui mancavano dei tasti o mouse che si muovevano a scatti. In condizioni del genere è ovvio che lo smart working diventi una sofferenza. Al giorno d’oggi si trovano computer più che rispettabili anche per 5 o 600 euro, senza contare che le vostre aziende dovrebbero fornirvene uno se siete impiegati. Se invece siete freelance o autonomi provo anche in questo caso a mettervi qualche link in descrizione, ma tenete presente che se state ascoltando questo episodio già qualche mese dall’uscita potreste trovare anche molto di meglio. Lo stesso discorso su uno standard minimo di qualità si applica ovviamente anche al collegamento ad internet. Poiché buona parte dello smart working si svolge online, occorre disporre di una connessione sufficientemente performante ma soprattutto stabile. Se il vostro router disconnette il wi-fi ogni 5 minuti potete chiedere al gestore telefonico di sostituirlo o meglio ancora potete collegarvi direttamente con un cavo di rete. Se poi la vostra linea non è molto stabile e vi capita spesso di rimanere offline alcuni gestori telefonici ad esempio forniscono contratti a dsl o fibre corredati di una chiavetta 4g per le connessioni di emergenza. Purtroppo mi rendo conto che ogni caso è un caso a sé e non si può generalizzare, però questi a mio parere sono i requisiti minimi per poter pensare di lavorare decentemente da casa. Se non siamo in grado di soddisfarli la nostra esperienza di smart working sarà probabilmente poco fruttuosa e più che esasperante. Bene ora che abbiamo raggiunto per così dire il livello base dello smart working proviamo ad elencare brevemente un po di accessori che possono rendere più piacevole e serena la nostra esperienza di lavoro casalingo. Innanzitutto se utilizziamo un portatile cerchiamo di collegarlo ad un monitor esterno. La dimensione dello schermo dipende molto dalla distanza alla quale intendiamo posizionarlo quindi possiamo consultare una qualsiasi guida che si può trovare facilmente online ma la cosa importante è che sia regolabile in altezza. C’è chi compra un monitor con piede regolabile, chi compra supporti che si avvitano alla scrivania e chi semplicemente piazza una pila di libri sotto un monitor standard. La cosa importante però è che il nostro monitor possa essere piazzato sufficientemente in alto da permetterci di lavorare tenendo lo sguardo dritto di fronte a noi. Questo aiuterà a mantenere la postura corretta. Il passo subito successivo è poi quello di acquistare mouse e tastiera di buona fattura o addirittura ergonomici. Dopotutto stiamo parlando di periferiche che utilizzeremo per tantissime ore al giorno e che devono affaticarci il meno possibile quindi niente tastiere compatte o meccaniche e niente mouse da viaggio. La tastiera deve avere i tasti reattivi e con una corsa piuttosto breve. Il mouse deve produrre un movimento fluido e scivolare leggero sulle superfici ed entrambi devono essere il più possibile comodi. Io personalmente mi trovo molto bene con i mouse della Logitech della serie MX e con le tastiere Microsoft ergonomiche. Se è pur vero che hanno un costo non trascurabile dobbiamo prima di tutto tenere presente che se trattate decentemente possono durare anni e che un’operazione al tunnel carpale può costare molto di più e quindi può valere la pena spendere qualche soldo per i nostri dispositivi. Una volta che ci siamo finalmente messi comodi poi possiamo passare a qualche accessorio che renda la vita meno complicata a noi, ai nostri colleghi e a chi ci sta intorno. Delle belle cuffie con microfono ad esempio possono risultare comode sia per ascoltare un po’ di musica o del rumore bianco se preferiamo e quindi isolarci dalle distrazioni esterne sia per partecipare al meglio ai vari meeting online. Per questo scopo io personalmente utilizzo il Blue Yeti, il microfono con cui registro i podcast insieme con delle cuffie della Sony ma per non spendere una fortuna trovo che delle cuffie da gaming siano l’ideale. Comode e con buoni microfoni possono essere indossate per molto tempo e permettono agli altri di sentire la nostra voce in modo più che decente. Nei meeting infatti una delle cose peggiori è dover ripetere in continuazione le stesse cose perché gli altri non ci capiscono o perché la voce arriva in termittenza o perché è coperta dai rumori ambientali ed è certamente una buona idea cercare di non far soffrire agli altri la nostra presenza in un meeting. Per questo stesso motivo sarebbe anche una buona idea dotarsi di una webcam decente in modo da evitare a chiunque ci guardi di dover perdere tre gradi di vista ad ogni videochiamata. La Logitech C920 ad esempio è un modello vecchio ma fa egregiamente il suo dovere e ormai costa anche molto poco. Infine ora che siamo attrezzati di tutto punto per lavorare e comunicare possiamo dedicarci ad un po’ di accessori da disporre sulla nostra postazione che potrebbero renderci la vita in smartworking più facile. Magari possiamo considerarli una sorta di livello avanzato. Come abbiamo accennato già nei blocchi precedenti ad esempio le pause sono molto importanti e quando siamo in smartworking è facile che capiti di dimenticarsene. Perché dunque non dotare la nostra postazione di un piccolo timer che ci ricordi di fare una pausa ogni tanto? Io ad esempio ne utilizzo uno molto piccolo a forma di cubo molto compatto e versatile. Si carica usb e ha una batteria che dura mesi. Oltre a questo abbiamo anche detto che stare comodi è molto importante sia per la salute mentale che per quella fisica. Quindi perché non dotarci di una sedia da ufficio e magari di una scrivania ad altezza regolabile? Così possiamo lavorare sia seduti che in piedi. In questo senso sia Amazon che Ikea offrono varie soluzioni molto interessanti. E ancora se ci capita di lavorare in condizioni di scarsa luminosità ad esempio nel tardo pomeriggio una striscia di led dietro al monitor o dietro alla scrivania unita con una luce che punta sulla tastiera sono un ottimo modo per affaticare molto meno la nostra vista. E sempre per rilassare gli occhi e la mente sulla nostra postazione ci sarebbe bene anche qualcosa di analogico. Una piantina o uno di quei pupazzetti che si muovono a energia solare ad esempio. Così giusto per poterli osservare mentre riflettiamo. E poi una lavagnetta magari o alla peggio un blocco note per poter così annotare qualcosa a mano libera diciamo in maniera analogica. Infine se siamo pratici e vogliamo risparmiarci un po di fatica con calcoli annotazioni appuntamenti eccetera un assistente vocale potrebbe completare la nostra dotazione e darci quel piccolo aiuto in più che fa la differenza. Ci sarebbe molto altro da dire però l’episodio sta durando molto più del solito e quindi direi di chiuderla qui. Spero che quello che abbiamo detto possa risultare utile per qualcuno. Vi lascio in descrizione il link a tutti gli accessori di cui abbiamo parlato in modo da potervi fare un’idea e nel caso acquistare ciò che fa per voi. Spero di avervi dato qualche idea interessante su come gestire lo smartworking e per oggi vi saluto, vi ringrazio e vi do appuntamento al prossimo episodio.

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