I miei strumenti per l'organizzazione e la produttività

Introduzione

Oggi torno a fare qualcosa che su Pensieri in codice manca da un po’: ti descrivo un aspetto rilevante della mia quotidianità che penso possa risultare in qualche modo interessante per qualcuno là fuori.

Riprendendo, infatti, un filone che di tanto in tanto riappare su questo podcast in varie forme - cioè quello dell’organizzazione e della pianificazione delle attività - ho deciso di condividere il mio setup software attuale completo.

A breve, quindi, ti racconto con quali app e servizi, ogni giorno pianifico e organizzo tutto quello che faccio e le informazioni che gestisco. E approfitto per condividerti anche qualche riflessione.

Sigla.

Disclamer

Spesso quando mi trovo a parlare con qualcuno del mio lavoro o di Pensieri in codice e dei vari altri miei hobby, mi capita di sentirmi rivolgere una domanda: ma come fai a fare tante cose senza impazzire? Dove lo trovi il tempo?

Beh la risposta super breve è molto semplicemente: mi organizzo. Però, col tempo, mi sono reso conto che questa attività, che per me è tanto naturale, per alcuni non lo è affatto. Anzi a volte vedo che se ne descrivo certi aspetti, c’è chi veramente ne rimane impressionato.

Ogni settimana io svolgo la mia attività di consulente, scrivo e registro Pensieri in codice, ascolto vari podcast, leggo articoli, libri, guardo serie TV, anime (in questo periodo sto recuperando tutto Gintama), poi faccio palestra, passeggiate, giri in moto, tiro con l’arco…

Capiamoci bene, però, io non penso seriamente che incastrare tutte queste attività nell’ambito di una normale vita sociale sia chissà quale risultato. Né credo che ciò che sto per descriverti sia chissà quanto straordinario. Per me è qualcosa di abbastanza normale e sono sicuro che anche per tanti là fuori sia lo stesso.

Questo episodio, quindi, è pensato per tutti gli altri. Quelli che magari non hanno mai riflettuto a fondo sulla questione, o non hanno trovato un loro equilibrio, o non hanno sentito il bisogno di spendere energie in tal senso.

Se sei tra questi, ti voglio dire una cosa importante prima di cominciare: la pianificazione, l’organizzazione, l’utilizzo di app e strategie specifiche, non servono a non dimenticarti le cose da fare o a incastrare più commissioni e compiti nella stessa giornata. Certo aiutano a fare anche cose del genere, ma non è questo l’scopo finale.

L’obiettivo che devi avere in mente quando pensi ad un sistema di pianificazione è sempre e solo uno: ridurre il livello di stress. Un metodo di organizzazione ben riuscito non è quello che ti salva da ogni possibile imprevisto o che ti permette di diventare infallibile, bensì è quello che ti protegge dallo stress e dalla frustrazione di tutte le incombenze quotidiane.

Se vuoi, se l’argomento ti interessa, fammelo sapere - trovi email e link telegram sul sito pensieriincodice.it - e magari vediamo come affrontare l’argomento da un punto di vista più ampio e generale: metodi, strategie e strumenti vari.

Oggi, invece, ti parlerò solo degli strumenti che stanno funzionando per me, in questo specifico periodo. E ti anticipo già che si tratta di un ecosistema estremamente ristretto cucito su di me che ho sviluppato nel corso di quasi 10 anni di esperimenti, cambiamenti e rifiniture.

Iniziamo.

Le cose da fare (Calendari, Todoist)

La prima grande questione cruciale da gestire, per me, è sempre stata l’organizzare e tenere traccia di quelle che possiamo genericamente definire le cose da fare.

Tutti abbiamo cose da fare ogni giorno: commissioni, compiti, appuntamenti. Io, a prescindere da quanto potessi essere efficiente o meno nello svolgere ciascuna attività, ho sempre avuto grossi problemi nel tenerle a mente.

Lo sai certamente benissimo anche tu, che si parli di lavoro o di vita privata, esistono compiti che vanno svolti il prima possibile, altri che vanno svolti entro il tale giorno o entro la settimana o il mese o entro sei mesi o tra due anni.

Ci sono cose urgenti e cose che possono invece essere rimandate a quando si ha tempo libero.

Alcune attività hanno un periodo specifico nel quale ha senso che vengano svolte, e che altrimenti diventano inutili. Altre richiedono di coordinarsi con terze persone o addirittura dipendono interamente da loro decisioni o azioni.

Insomma, nella vita c’è veramente un mare di cose da tenere a mente per evitare di commettere errori, di perdere occasioni o di deludere sé stessi o gli altri. E il problema più grosso in questo scenario è che il nostro cervello non è fatto per trattenere informazioni, bensì per elaborarle.

Ci sono innumerevoli studi scientifici a questo proposito, ne abbiamo già parlato in precedenti episodi e probabilmente ne parleremo di nuovo in futuro. Intanto ti lascio in descrizione qualche libro divulgativo che mi è capitato di leggere sull’argomento e che è stato di ispirazione per vecchi episodi.

A proposito, in questo episodio troverai molti link, quasi tutti affiliati o con referral. Quindi, se vuoi dare una mano al progetto, ti ricordo che iscrivendoti ai servizi o comprando a partire da tali link, pur non pagando un centesimo in più, destinerai una minima parte delle cifre spese a Pensieri in codice.

Volendo, anche questo è un modo per restituire un po’ del valore che senti di ricevere da questo podcast. Poi ti ripeto meglio la questione del value4value nel blocco conclusivo.

Tornando a noi, però, quanto detto poco fa significa che il solo fatto di cercare di tenere a mente la lista delle cose da fare rappresenta uno sforzo cognitivo notevole che sottrae energie mentali e disturba lo svolgimento delle attività stesse durante la giornata.

In pratica, cercare di ricordare tutto quello che dobbiamo fare, mentre facciamo altro, ci affatica mentalmente e ci stressa e, probabilmente, ci porta ad ottenere risultati inferiori a dispetto di una maggiore profusione di impegno.

Senza considerare, poi, che spesso non riusciamo nemmeno a ricordare con precisione tutto e ci capita quindi di non rispettare qualche scadenza, o di ricordarci all’ultimo secondo di un certo impegno o magari di fare tardi agli appuntamenti.

A te non è mai capitato? A me capitava spesso, ed era motivo di grande stress. Dimenticavo o rimandavo cose da fare, passavo nottate a lavorare su progetti da consegnare entro pochi giorni successivi, perdevo tante piccole occasioni di svago.

Questo finché, nel estate del 2016, ho iniziato il mio percorso nel mondo della pianificazione.

Esasperato dal cercare di tenere tutto a mente - cosa che per inciso già allora sentivo in qualche modo essere energia totalmente sprecata - ho deciso di installare e sperimentare l’app Todoist.

Il primo approccio con questo strumento, a pensarci ora, è stato veramente banale e acerbo: appuntavo semplicemente la lista di cose da fare e cercavo, in tal modo, - con un tasso di successo non esattamente eccelso - di non farmi sfuggire più alcunché.

Il vantaggio dal punto di vista cognitivo, però, mi è apparso evidente da subito. Il fatto stesso di non dovermi ripetere in continuazione di non dimenticare questo o quello mi permetteva di essere più rilassato e dedicarmi totalmente all’attività in corso.

Con il passare del tempo, poi, il mio approccio alla questione è notevolmente migliorato: ho iniziato studiando alcune tecniche di pianificazione - come la GTD, il pomodoro, la matrice di Eisenhower, e via discorrendo - e piano piano le ho fuse insieme costruendo un mio metodo personalizzato.

Come già anticipato, oggi non ho intenzione di approfondire l’argomento strategie - quindi se ti interessa fammelo sapere e magari potrei farci uno o più episodi specifici -. Qualcosa, però, te lo devo accennare, in modo da capire perché utilizzo determinati strumenti.

Dunque, le attività nella mia lista di cose da fare si distinguono essenzialmente in due categorie: quelle che vanno svolte ad un preciso orario - e magari hanno anche una durata prestabilita - e quelle che invece non sono legate ad un momento specifico.

Le prime sono, ad esempio, le riunioni, gli appuntamenti, gli eventi. Insomma, tutte quelle attività che non dipendono unicamente da me ma che sono legate a altre persone o ad un momento specifico al di fuori del quale non avrebbero più senso.

Le seconde, invece, sono tutte le altre. Ad esempio commissioni, compiti, e tutto ciò che generalmente posso più o meno decidere quando fare, scegliendo autonomamente un momento della giornata o spostandole se necessario.

Ora capiamoci bene, per gestire una lista di attività - di entrambe le tipologie appena descritte - basterebbe tranquillamente anche una semplice agenda o un quaderno. Nel corso di questi anni ho capito che la tecnica è l’aspetto più importante in questi casi.

Tuttavia, penso anche che, se posso semplificarmi la vita utilizzando una determinata tecnologia - e non vi sono particolari controindicazioni nell’usarla - sarei uno sciocco a non approfittarne.

Insomma, alla fine della fiera, sono riuscito a coprire entrambe le tipologie di attività che ti ho descritto con due applicazioni principali: i calendari e il servizio/app Todoist.

Con i calendari posso memorizzare facilmente tutte gli impegni che vanno svolti a orari fissi. Parlo al plurale - calendari - perché ne utilizzo uno per le mie questioni personali e poi uno per ogni cliente che seguo, in modo da tenere tutte le informazioni facilmente separate.

In dettaglio: il mio calendario personale è su Proton Calendar, e fa parte della suite di applicazioni Proton che trovo veramente ottime dal punto di vista della pulizia dell’interfaccia e delle funzionalità circoscritte ed efficaci.

Proton, inoltre, ha un’attenzione particolare per la crittografia, il rispetto della privacy, ecc. Credo di averne parlato in un vecchio episodio della rubrica Espresso, ma in ogni caso, ti consiglio di dargli un’occhiata e provare personalmente: trovi sempre il link affiliato in descrizione.

Oltre al calendario - che in realtà è una delle app meno rilevanti - del pacchetto fanno parte anche la mail - che mi piace davvero molto -, una vpn, un gestore di password molto comodo, un drive per la condivisione file, un wallet bitcoin e qualcos’altro che ora mi sfugge sicuramente…

Comunque, per ogni cliente, poi, utilizzo o il calendario messo a disposizione dall’ufficio IT oppure - se magari il cliente è piccolo e non dispone di strumenti aziendali - un calendario appositamente creato per lui su Proton.

Questa suddivisione mi permette di tenere tutti gli eventi separati per cliente, ma anche di avere una visione d’insieme utilizzando l’app nativa di Apple. In tal modo, il tutto si sincronizza anche tra iPhone e Mac.

Sono abbastanza sicuro che possa funzionare anche con Android e Windows e, in ogni caso, volendo si possono collegare anche tutti i calendari a Proton e utilizzare la vista Web o la loro app per smartphone.

Non credo sia necessario descrivere i vantaggi di utilizzare calendari digitali. Sicuramente li starai immaginando: sincronizzazione, notifiche, possibilità di configurare attività ricorsive, condivisione con i vari clienti.

Insomma, va benissimo l’agenda, certo, ma se posso aiutarmi con qualche automatismo e qualche funzionalità avanzata, diciamo che è anche meglio.

Per le attività non legate ad orari precisi, invece, Todoist è una manna dal cielo. Cioè io ora te la descrivo, ma tu intanto fidati: provala. Ha veramente un mare di funzionalità ed è in continua evoluzione.

Si tratta di un’app di gestione delle attività - ovviamente - che trovo particolarmente adatta al mio modo di pensare e di organizzarmi e che mi permette di memorizzare facilmente attività singole, ricorsive e scadenze.

Le attività singole, vabbè sono quelle del tipo compra il latte, non credo sia necessario dire altro; le ricorsive, sono quelle che si ripetono a determinati intervalli, come - che so - dai l’acqua alle piante ogni 3 giorni oppure ogni sabato; mentre le scadenze sono quelle del tipo paga la retta della scuola entro il 1 settembre. - Non ho figli, non ho idea di quando vada pagata una retta…

Occhio, però: le scadenze potrebbero sembrare attività da calendario - perché hanno delle date precise entro cui non sono più valide -, ma io le archivio sempre in Todoist perché in realtà possono essere svolte anche prima della data designata.

Per questo motivo preferisco averle in un sistema che mi permetta di pianificarle quando voglio pur mantenendo l’informazione della data entro cui non saranno più valide. Cosa che quest’app mi permette facilmente.

Delle funzionalità di Todoist ne ho parlato già in un vecchio episodio della rubrica Espresso, che ti lascio magari in descrizione. È pur vero, però, che da allora hanno aggiunto moltissime novità, ma lascio a te il piacere di scoprirle.

Quello che invece ti dirò è che con questa app, ogni giorno io pianifico interamente la mia giornata lavorativa e personale: imposto quali momenti dedicare a cosa e tutte le notifiche di cui avrò bisogno durante il giorno.

Ci sono persino i promemoria basati su posizione, quindi se mi piace proprio quel particolare tipo di tisana che vendono solo al negozietto lungo la strada tra casa e palestra, posso impostare una notifica che mi ricordi di comprarla quando ci passi davanti.

Anche utilizzando Todoist, cerco di separare al meglio le attività lavorative da quelle personali, anche se non sempre è possibile perché non tutti i clienti hanno un proprio tool di gestione dei compiti interno. Ma a questo si può sopperire utilizzando la suddivisione in progetti e i colori.

Ogni mattina, poi, dedico dai 15 ai 30 minuti per individuare tra tutte le cose da fare, quelle più urgenti, quelle che possono rientrare nella giornata e quelle che invece vanno rimandate e per ciascuna faccio una stima di quanto tempo potrebbe essere necessario per completarla.

Questa operazione è importantissima, primo, per evitare di caricarmi troppo o troppo poco e poi per individuare eventuali compiti eccessivamente onerosi da svolgere in una volta sola. In tal caso procedo a suddividerli in sotto compiti più circoscritti da pianificare su più giorni.

Una volta fatto ciò, sono pronto per affrontare la mia giornata sapendo di essermi dato degli obiettivi sfidanti ma non impossibili e questo mi permette di impegnarmi con una buona speranza di riuscire a completare tutto senza stress.

Con una precisa lista di cose da fare e di appuntamenti, non mi è più necessario dedicare alcuna energia cognitiva a ricordami quale sia il prossimo compito da affrontare. Semplicemente consulto le mie app e ho la risposta immediata.

Una volta a settimana, poi, spendo anche una mezz’ora per verificare l’andamento dei giorni precedenti e decidere se è necessario cambiare qualcosa nell’approccio per i giorni successivi.

Dedico anche un po’ di tempo a revisioni e pianificazioni mensili e annuali ma, se ti interessa, questi sono tutti argomenti per un altro episodio.

È importante tenere a mente che il mio sistema è in perenne adattamento perché, per me, la vita stessa è in perenne cambiamento e non avrebbe alcun senso sperare di trovare il sistema perfetto da utilizzare ora e per sempre.

Il fatto di aver adottato il minimo numero possibile di applicazioni, fa in modo che la mia pianificazione sia sempre abbastanza agile, senza dover spendere troppo tempo nella pianificazione stessa ma riuscendo comunque a gestire tutto ciò di cui sento il bisogno.

Nonostante le mie app e tutta questa organizzazione, però, ovviamente possono capitare - e capitano te l’assicuro - moltissimi imprevisti: le stime si rivelano sbagliate, si verificano emergenze, la pianificazione salta, gli obiettivi non vengono raggiunti.

L’aver deciso come impiegare il mio tempo, non implica che il mondo sia intenzionato a rispettare i miei piani, però per me sapere se, come e quando poter recuperare un’attività non svolta è la chiave per gestire qualsiasi imprevisto senza alcuna preoccupazione.

Le informazioni (Obsidian, Readwise)

Una volta domate tutte le incombenze della vita quotidiana, personale e lavorativa, una gran parte delle problematiche e dei motivi di stress più comuni poteva dirsi risolta. Almeno per me.

Dopo aver acquisito i miei strumenti e metodi di pianificazione, con il passare del tempo, l’affinare della tecnica e la pratica quotidiana, interruzioni, imprevisti e novità, sebbene inevitabili, non mi spaventavano più.

A quel punto, però, mi si era aperto del margine per spingermi oltre ed iniziare a valutare e - poi ottimizzare - il modo in cui svolgevo alcune di quelle attività. Nello specifico: l’acquisizione, la conservazione e la rielaborazione delle informazioni.

Ogni giorno, infatti, per lavoro o per hobby sono da sempre sottoposto ad un flusso continuo di informazioni: manuali, procedure, articoli, news, libri, video, podcast, ricerche; tutti dati che, per dovere o per diletto, transitano per il mio cervello e che in qualche modo devo gestire.

Lo facciamo tutti, no? Seguiamo i nostri feed preferiti, gli account social interessanti, leggiamo i giornali e libri, studiamo strategie per risolvere problemi, impariamo nuove cose. Essenzialmente, riceviamo un flusso costante in entrata di informazioni, nozioni e novità.

A nostra volta, poi, rielaboriamo parte di questi dati sulla base di ciò che già sappiamo, delle esperienze che abbiamo vissuto e della forma mentis che possediamo, e produciamo, da tutto ciò, nostre nuove idee e riflessioni originali.

Se siamo soliti attraversare questo processo senza una strategia o un metodo precisi, alla fine qualcosa ci resta - perché riusciamo ad interiorizzarlo o memorizzarlo - ma molto altro, anche se di nostro interesse, per forza di cose va perso. Sempre perché il nostro cervello non è progettato come un archivio.

Ma dato che incamerare tante informazioni, rielaborarle e crearne di nuove è di per sé un grosso dispendio di energie mentali, è un vero peccato che tale impegno vada sprecato e molti risultati dei nostri sforzi vadano persi o dimenticati anche se potenzialmente utili.

Dunque, è sulla base di questa riflessione che, all’incirca nei primi mesi del 2023, ho deciso di iniziare ad utilizzare quello che viene definito un secondo cervello - un Second Brain - per archiviare e riordinare tutte le informazioni che ritengo interessanti, sia ricevute che generate da me.

Non approfondirò ora i dettagli di come funziona un Second Brain perché te ne ho già parlato in un episodio - che ti lascio in descrizione e che ti consiglio di recuperare - in cui ho spiegato come funziona tale strategia e che vantaggi può portare.

Se vuoi possiamo approfondire anche questo argomento in futuro - nel caso fammelo sapere. Oggi, però, siamo qui per parlare di strumenti e quindi ti dico che io ho deciso ti implementare il mio Second Brain utilizzando un software chiamato Obsidian.

Obsidian è essenzialmente un applicazione per appunti sotto steroidi, con moltissime estensioni e possibilità di archiviare ogni tipo di dato. Di base permette di scrivere note in formato markdown e di collegarle fra loro in modo molto semplice con dei link ipertestuali.

Ma può anche essere usata per creare cataloghi, piccoli database, diagrammi. Volendo si può collegare a molti servizi esterni come large language model, traduttori. e tanto altro. E una volta realizzate, permette anche di sincronizzare tutte le note tra più computer e smartphone.

Io la utilizzo ormai per archiviare ed elaborare praticamente tutte le informazioni che mi interessano: ci scrivo gli episodi di Pensieri in codice, annoto brani di libri e di articoli, riflessioni su ciò che leggo, guardo o ascolto.

Prendo appunti su tutte le operazioni che svolgo per lavoro, così da non doverle riprodurre da zero nel caso in cui sia necessario ripeterle; scrivo le cose da ricordare riguardo un avvenimento o una persona; e persino i passaggi di procedure svolte periodicamente o le ricette che sperimento con le varianti che preferisco.

Non importa, l’argomento: se è un’informazione che ritengo possa potenzialmente servire in futuro o che mi colpisce in qualche modo, allora finisce nel Second Brain.

Obsidian mi permette, poi, di recuperare tutto in modo molto semplice tramite un potente motore di ricerca interno, il sistema di etichettatura o i link ipertestuali che vanno da una nota all’altra. Questo, sia da computer che da smartphone.

Tutte le note, inoltre, sono anche visibili all’interno di un diagramma interattivo che le collega in base agli argomenti, le etichette o i link, e - come potrai immaginare - questa visualizzazione mi è molto comoda per creare nuovi contenuti, come gli episodi di Pensieri in codice.

Avere tutte le informazioni in un unico posto ha anche un altro enorme vantaggio - ma questo, onestamente, è vero a prescindere da quale strumento si utilizzi -: qualunque cosa io stia cercando, so dove trovarla. E se non è presente nel Second Brain, allora vuol dire che non ne sono in possesso e mi tocca porre rimedio in qualche modo.

A questo punto ti vedo lì che stai pensando: ma quanto tempo ci vuole ad archiviare tutta questa roba? E se poi in futuro non servirà mai?

Beh qui entrano in gioco tutta una serie di strategie di utilizzo del Second Brain che, come già detto, ho descritto un po’ nell’episodio dedicato e che, se vorrai, potremo esaminare ed approfondire in futuro.

Per il momento, ti dico solo che, personalmente, anche per questo aspetto della raccolta dati, con il tempo, ho sviluppato un mio metodo che per me sta funzionando abbastanza bene e che ora ti illustro brevemente.

Innanzitutto, devi sapere che io inserisco manualmente pochissime informazioni in Obsidian: in pratica, scrivo di mio pugno solo gli episodi di Pensieri in codice, i dettagli delle operazioni e delle analisi che faccio per lavoro, le mie riflessioni e le note personali riguardo ciò che non voglio dimenticare.

Insomma tutte informazioni, queste, che che dovrei comunque scrivere io in qualche modo, anche solo temporaneamente. Allora, invece di annotarle su un foglio di carta o in un file a caso che molto probabilmente andrebbero persi in poco tempo, aggiungo o aggiorno una nota in Obsidian.

Tutto il resto delle informazioni che mi interessano - brani di libri, di articoli, o di pagine Web, estratti di video o di podcast, annotazioni o link presi al volo - ogni parola arriva direttamente nel mio Second Brain attraverso un servizio chiamato Readwise.

Readwise nasce come un aggregatore di informazioni salienti, pensato per aiutare l’utente a raccogliere, rivedere e ricordare le parti importanti estratte da tutta una varietà di sorgenti.

Tramite una serie di estensioni per i principali browser e due app per smartphone, in pratica questo servizio mi permette di accentrare tutte le informazioni con cui entro in contatto che stimolano in qualche modo il mio interesse.

Innanzitutto Readwise integra un aggregatore e lettore di feed, quindi lo si può usare per restare al passo con gli ultimi articoli pubblicati dai propri blog preferiti.

Poi permette di archiviare qualsiasi pagina Web, tweet, video, ecc. grazie ad un’estensione installata nel nostro browser o la condivisione via app all’interno di uno smartphone.

Infine mette perfino a disposizione una serie di indirizzi email con i quali è possibile iscriversi alle newsletter per riceverle direttamente all’interno dell’aggregatore.

Una volta configurato a piacimento tutto lo strumento, tramite una classica interfaccia in stile lettore di feed, è poi possibile leggere tutti questi contenuti, evidenziarne le parti più interessanti ed aggiungere annotazioni ed etichette.

Ma non finisce qui, perché Readwise è anche in grado di interfacciarsi con le principali piattaforme o lettori di ebook - come Kindle, Kobo o Apple libri - e scaricare le parti evidenziate e i commenti aggiunti direttamente sui dispositivi durante la lettura.

E infine - e questa è una cosa che mi fa impazzire - grazie all’app per smartphone è perfino possibile fotografare le pagine dei libri cartacei ed evidenziare e commentare direttamente il testo sulle foto.

Seriamente: provalo questo Readwise. Ti lascio il link affiliato in descrizione. Poi mi farai sapere che cosa ne pensi.

Comunque, io lo utilizzo per consultare e studiare praticamente tutte le fonti Web che seguo abitualmente e tutti i documenti che mi capita di incontrare durante le mie ricerche o la navigazione in generale.

In più, evidenzio e commento tutte le parti interessanti che incontro durante le mie letture sia digitali che cartacee. Se una cosa mi colpisce, mi interessa o desta in me una qualche reazione, un paio di click o di tocchi e il gioco e fatto.

E a questo punto avviene la magia: periodicamente, Obsidian si interfaccia con le API di Readwise e scarica tutte le informazioni che ho evidenziato, trasformandole in note e archiviandole ordinatamente in cartelle distinte a seconda della tipologia.

In questo modo, ogni volta che apro il mio Second Brain, posso facilmente rileggere i testi che mi hanno colpito, svolgervi ricerche approfondite all’interno, ed eventualmente collegarli ad altre note già esistenti.

Gli episodi di Pensieri in codice, ad esempio, sono note di Obsidian piene zeppe di riferimenti e collegamenti verso altre note, le quali contengono i riferimenti alle sorgenti originali, volendo tutto il testo completo, e poi i miei commenti e le parti evidenziate.

Ormai Readwise e per me è diventato davvero uno strumento assolutamente indispensabile per la produzione di contenuti, documenti e analisi. Avere a portata di mano in un unico strumento tutte le informazioni di cui ho bisogno, magari già parzialmente lavorate, mi semplifica enormemente la vita.

Alla fine è e sarà sempre una questione soggettiva, ma posso dirti che al momento, con la combinazione di queste due app, io riesco a gestire con soddisfazione e senza stress tutti i flussi di informazioni di cui ho bisogno.

Conclusione

Spero che questo episodio ti sia risultato interessante. Era da un po’ che volevo condividere le mie principali app per l’organizzazione, ma ho aspettato di accertarmi che l’ecosistema fosse in equilibrio prima di farlo.

Al momento, combinando questi quattro strumenti riesco a gestire tutto e, devo dire, anche con una certa soddisfazione. C’è voluto tempo per trovare la quadra e più di una volta ho sperimentato sulla mia pelle cosa vuol dire sbagliare il setup in un ambito del genere.

In questi anni, una cosa ho imparato, che secondo me è fondamentale, e, prima di chiudere, te la voglio condividere nel caso in cui anche tu decida di iniziare a costruire il tuo ecosistema: bisogna fare molta attenzione a non sovrapporre le competenze.

Ciascuna app deve avere un ruolo chiaro che non si deve sovrapporre con quello di un’altra, altrimenti diventa un casino da gestire. I file devono stare tutti da una parte, le note tutte dall’altra, gli appuntamenti in una sola app, le attività anche.

Non sto dicendo che serve un’app per ogni cosa: dico solo che non devono esserci due app usate per la stessa funzionalità. Se cominci a suddividere le note o le cose da fare in due o più app diverse, senza una logica chiara e precisa, dopo un po’ inizierai ad avere grossi problemi.

Bene, detto questo, direi che per oggi possiamo chiudere qui. Mi raccomando: se vuoi provare una delle app che ti ho descritto o acquistare uno dei libri sull’argomento, usa il link affiliato che trovi in descrizione, così mi darai una mano a sostenere questo progetto.

Pensieri in codice, infatti, non è un podcast sponsorizzato con una redazione alle spalle, ma un progetto totalmente indipendente e libero da pubblicità, che porto avanti nel mio tempo libero e con le mie risorse personali.

Per questo motivo, si basa sulla filosofia del value4value. Ciò vuol dire che se questo episodio ti è piaciuto, se ascolti spesso il podcast, se insomma trovi del valore in quello che faccio, sei gentilmente incoraggiato a restituirne una piccola parte. E per farlo ci sono tre modi.

Puoi dedicare il tuo tempo condividendo l’episodio con amici e colleghi o lasciando una recensione sulle app o piattaforme che lo permettono. Dal prossimo episodio mi organizzo anche per leggerle qui nel blocco di chiusura, quindi magari scrivimi una mail per avvisarmi quando ne lasci una.

Poi, puoi mettere a disposizione il tuo talento, magari aiutandomi con la gestione dei social o proponendoti per la Community Edition. Mi farebbe comodo qualcuno che mi aiuti a scrivere gli episodi, ad individuare delle clip interessanti, a fare montaggi diversi.

Inoltre, se hai un’idea interessante, non esitare a proporla. Magari possiamo fare insieme cose a cui io non ho nemmeno pensato, quindi prova a farti avanti, al massimo scambiamo due chiacchiere.

Infine, puoi contribuire con il tesoro, ovvero facendo una piccola donazione tramite uno dei metodi che trovi sul sito pensieriincodice.it - mi raccomando con due i -, alla sezione sostieni.

E a questo proposito, voglio ringraziare di cuore Edoardo e Carlo, i nostri donatori ricorrenti, per il loro prezioso supporto. Ragazzi, la vostra card laminata da sostenitori è stata spedita, dovreste riceverla entro qualche giorno!

Bene, direi che per oggi abbiamo concluso, io ti ringrazio per aver ascoltato fin qui, ti saluto e ti do appuntamento al prossimo episodio. E ricorda sempre che un informatico risolve problemi, a volte anche usando il computer.